教牧同工濟濟一堂學習
 「教會檔案及圖書管理」


2436 期(2011 年 5 月 1 日)
◎ 要聞

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  香港華人基督教聯會教育部於四月十六日上午,在聯會教牧中心舉辦教牧長執專業培訓講座。由資深圖書館及歷史檔案顧問吳業立先生主講「教會檔案及圖書管理」。教會檔案能紀錄上帝過去對教會的恩典,並為教會將來的計畫作準備,圖書管理則在不同範疇方面栽培信徒。

  吳業立指出,成立教會歷史檔案室之目的是要把那些歷史紀錄蒐集、鑑定、保存,並提供這些歷史紀錄作現在及將來使用;能從堆滿文件的教會辦公室轉移那些具歷史價值,及註銷那些無是項價值的紀錄。此外,教會歷史檔案是一個集體的回憶,能回答有關該堂所以往的問題,有助於計畫將來,能提供該有關堂所的歷史知識、保存了該堂所儲存在文件中的遺產,讓後世能知道及明白該堂所在過去如何蒙上帝的恩典。

  吳先生介紹了成立教會檔案室的步驟,分別為尋求授權、組織小組、要求一個地方、蒐集應藏檔案、整理及鑑定入藏檔案、購買歷史檔案用品、畫出使用守則、修復及修補、複製所收藏檔案、請求捐款或捐獻等事宜,講員並以循道衛理教會香港堂的個案為例,以作說明。

  吳先生建議,因不再使用的紀錄太多,所以必須鑑定是否有保存價值。鑑定入藏檔案之紀錄若仍常使用,應放在辦公室,已不再使用的紀錄則移離辦公室,節省地方。紀錄經鑑定後便成歷史檔案,每個歷史檔案必須登記入藏,簡單的登記項目,如:入藏編號、收錄日期、歷史檔案名稱、載體及內容、數量、來源、全宗及收藏處。

  至於圖書管理,則是教會圖書館把會友所需要的屬靈圖書,加以蒐集、整理、收藏及保管,並且提供、教導及推廣會友閱讀館藏資料。吳先生認為,成功的教會圖書館並不是藏書豐富、有自動化設備、有專業管理等,而是它能使讀者喜歡及積極使用其所藏資料及服務。他又指,成功的教會圖書館管理,環境要整齊清潔,提供讀者所需要的優良圖書,能把圖書有系統地分類排序,能使讀者容易檢索圖書館所藏資料,有清楚的圖書借出及交還紀錄,以及能成功推廣閱讀活動。吳先生舉出多個成功推廣閱讀活動的例子,如:在崇拜及團契是中介紹圖書,張貼寫上讀者閱讀心得的小卡片,舉辦好書研讀會,舉辦好書問答比賽,推動閱讀計畫等。

  吳先生指,成立圖書館能培養信徒閱讀屬靈書籍的興趣;協助教會解答信徒靈性生活的問題;協助教會輔導教友,例如婚姻問題、家庭問題等;協助教會向信徒解釋聖經真理及明白信仰;協助教會栽培信徒靈命、成為成熟的信徒;協助教會向未信者傳福音;取代信徒不合適的讀物;並能訓練信徒作更有效的事奉。

  大會設立問答時段,有與會者問要找何人擔任檔案小組成員,吳先生認為對方必須有事奉心志,並有興趣這事奉。又有與會者問及如何選購書籍,吳先生建議可將購書經費按比例分成幾份,購買不同種類的屬靈書籍,亦可請教牧師或傳道人,看看教友適合甚麼書籍,或者按照教會當年的主題購買相關的書籍。至於舊圖書如何處理,若太久沒借出的書籍可以換掉,但一些有代表性人物所撰寫的書就要保留,如戴德生、馬禮遜等人的著作。

▲吳業立先生耐心解答與會者的提問。